Emlak Portföy Takip Excel Şablonu: Ücretsiz İndir

Emlak portföy takip Excel şablonu, hangi dosyada neyin eksik olduğunu ve bir sonraki görüşmenin ne zaman yapılacağını tek listede görmek için hazırlanmıştır. Konut, arsa ve ticari portföylerinizi aynı dosyada tutabilir; bölge, işlem türü ve sorumlu alanlarıyla filtreleyebilirsiniz. Aşağıdaki dosya boş bir çalışma şablonudur. İçinde gerçek müşteri kaydı veya örnek satış sonucu bulunmaz.

Ücretsiz Excel portföy takip şablonunu indirin (.xlsx)

Dosya 200 kayıt satırı, açılır seçim alanları ve takip durumu formülleri içerir. İndirdikten sonra kendi çalışma klasörünüze kaydedin. Her portföy için benzersiz bir kayıt kodu kullanın.

Emlak portföy takip tablosunda hangi alanlar var?

Şablonun amacı ayrıntılı bir ilan arşivi oluşturmak değil, portföyün hazırlık ve takip sürecini görünür tutmaktır. Her satır bir portföy dosyasını temsil eder. Aynı dosyayla yapılan her görüşme için yeni satır açarsanız portföy sayısı şişer. Görüşmenin özetini mevcut satırda güncelleyin; ayrıntılı görüşme geçmişi gerektiğinde CRM kaydına geçin.

• Kayıt kodu: Dosyayı ayıran benzersiz kod. Örneğin kendi düzeninize göre KNT-001 gibi bir kod kullanabilirsiniz.

• Mülk türü ve bölge: Konut, arsa/arazi veya ticari seçimiyle çalışma alanını ayırır.

• İşlem türü ve dosya aşaması: Satış veya kiralama sürecini; ilk görüşmeden kapanışa kadar mevcut durumu gösterir.

• Bilgi ve görsel kontrolü: Bekliyor, eksik veya tamam seçimiyle hazırlık ihtiyacını belirtir.

• Sorumlu ve son görüşme: Dosyayı kimin izlediğini ve son temas tarihini kaydeder.

• Sonraki işlem ve takip tarihi: Yapılacak somut işi, yapılacağı tarihle birlikte tutar.

• Takip durumu: Girişlerinize göre hesaplanır. Bu gri sütuna elle yazmayın.

• Talep kaynağı ve not: İlk temasın kaynağını ve gerekli kısa açıklamayı saklar.

Şablon nasıl kullanılır?

1. Önce kayıt düzenini belirleyin

Dosyayı kullanacak ekip, kayıt kodunun nasıl üretileceği ve dosya aşamalarının ne anlama geldiği konusunda anlaşmalıdır. Aynı portföyün farklı danışmanlar tarafından tekrar açılmasını önlemek için yeni kayıt öncesinde mevcut kodları kontrol edin. Belgeyi ortak kullanıyorsanız kimin güncelleyeceğini de belirleyin.

2. Bilgi ve görselleri ayrı kontrol edin

Bir dosyanın bilgi kontrolünün tamamlanması, görsellerinin de hazır olduğu anlamına gelmez. Bu nedenle iki alan ayrıdır. Yetki, doğruluk veya yayımlama koşulları için ayrıca kendi kontrol sürecinizi uygulayın. Tablodaki “tamam” seçimi hukuki uygunluk belgesi oluşturmaz. Güncel ilan kuralları için EİDS ve sosyal medya ilan rehberine bakabilirsiniz.

3. Sonraki adımı işlem ve tarih olarak yazın

“Takip et” yerine “Eksik oda bilgisini teyit et”, “Görsel kullanımını kontrol et” veya “Satıcıyla çalışma kapsamını görüş” gibi somut bir işlem yazın. Ardından takip tarihini gerçek tarih olarak girin. Tarih alanına “yarın” gibi metin yazmak otomatik takibi bozabilir. Şablon bu durumda tarihi kontrol etmenizi ister.

4. Her gün takip durumu filtresini kullanın

Önce geciken işlemleri, ardından bugünkü işleri inceleyin. İşlem yapıldıktan sonra son görüşme tarihini ve sonraki adımı güncelleyin. Sadece not yazıp eski takip tarihini bırakmak, bitmiş bir işi gecikmiş göstermeye devam eder. Dosya artık izlenmeyecekse aşamasını “Kapalı” olarak işaretleyin.

Otomatik takip durumları ne anlama geliyor?

Üst bölümdeki kontrol tarihi cihazın güncel tarihinden gelir. Takip tarihi bu tarihten eskiyse “Gecikti”, aynı günse “Bugün”, sonraysa “Planlandı” görünür. Kapalı dosyada durum “Kapalı” olur. Sonraki işlem boşsa “İşlem bekliyor”, işlem var ama tarih yoksa “Tarih bekliyor” uyarısı çıkar. Böylece tarih girilmemiş bir dosya yanlışlıkla planlanmış görünmez.

Kayıt kodu boş olan satırlar toplam portföy sayısına alınmaz. Bu nedenle önce kodu girin. Üstteki portföy sayısı kayıtlı dosyaların sayısıdır; satılan mülk veya kazanılan müşteri sayısı değildir. Geciken ve bugünkü takip sayıları yalnız ilgili durumları sayar.

Dosyayı büyütürken nelere dikkat edilmeli?

Hazır alan 200 kayıt içindir. Daha fazla kayıt gerektiğinde tabloyu genişletin ve gri takip durumu sütunundaki formülü yeni satırlara kopyalayın. Üstteki sayımların aralıklarını da yeni son satıra kadar genişletin. Yeni alanın filtre ve açılır seçimlerini kontrol etmeden kullanıma geçmeyin. Düzenleme öncesinde ayrı bir yedek alın.

Tabloyu başka bir programa aktarırsanız formüllerin, tarih biçimlerinin, seçim listelerinin ve filtrelerin aynı çalıştığını test edin. Dosyada makro bulunmaz. Formülleri değiştirmek için makro açmanız gerekmez. Dosyayı ekip içinde paylaşırken erişimi yalnız ihtiyaç duyan kişilerle sınırlayın; gereksiz kişisel bilgileri not alanına eklemeyin.

Excel ne zaman yetersiz kalır?

Birden fazla danışmanın aynı taleple ilgilenmesi, görüşme geçmişinin dağılması veya otomatik hatırlatma ihtiyacı artması CRM'e geçişi gündeme getirir. Excel dosyası bir takip listesi sunar; kendiliğinden WhatsApp mesajı göndermez, randevu oluşturmaz veya reklam dönüşümlerini reklama bağlamaz. Talep kaynağına “Instagram” yazmak da hangi reklamın sonuç verdiğini tek başına kanıtlamaz.

Bu ihtiyaçlar için Excel'den CRM'e geçiş rehberini ve emlak CRM programı hizmetimizi inceleyebilirsiniz. Portföy dosyasının hangi bilgilerle hazırlanacağı için portföy oluşturma rehberi de yardımcı olur.

Sıkça sorulan sorular

Excel şablonunu indirmek için form doldurmak gerekir mi?

Hayır. Bu sayfadaki bağlantı .xlsx dosyasını doğrudan indirir. Kendi kopyanız üzerinde çalışabilirsiniz.

Satış ve kiralama dosyaları birlikte tutulabilir mi?

Evet. İşlem türü sütunundan seçim yapıp filtreleyebilirsiniz. Kayıt kodlarını tekrar etmeyin.

Boş satırlar neden takip durumunda uyarı vermiyor?

Kayıt kodu olmayan satırlar henüz açılmamış dosya kabul edilir. Kod girildikten sonra eksik işlem veya tarih görünür olur.

Bu dosya otomatik müşteri takibi yapar mı?

Dosya, girilen bilgilere göre takip durumunu gösterir. Mesaj gönderimi ve görüşme geçmişi için ayrıca uygun CRM ve otomasyon kurulumu gerekir.

Portföy takibini düzenli bir sisteme dönüştürün

Excel portföy takip şablonunu şimdi indirin. Ardından mevcut dosyalarınızdan biriyle başlayıp kayıt, işlem ve tarih alanlarını doldurun. Ekip ataması, mesaj takibi ve randevu süreçlerini birlikte düzenlemek isterseniz 20 dakikalık strateji görüşmesi planlayabilirsiniz.